Ein 18-MB-PDF, das ein Formular mit 5-MB-Grenze ablehnt, eine E-Mail, die zurückkommt, ein zehnseitiger Scan, der auf dem Handy eine Minute zum Öffnen braucht: Früher oder später wird die Dateigröße eines PDFs zum Problem. Die gute Nachricht: Fast immer lässt es sich deutlich abspecken, sofern Sie verstehen, woher das Gewicht kommt, und nicht dasselbe Mittel auf einen Textbericht und auf einen Scan anwenden.
Woher die Größe eines PDFs kommt
Ein PDF ist ein Container. Darin liegen Text (sehr leicht: einige Dutzend Kilobyte für zehn Seiten), eingebettete Schriften (je 20 bis 300 KB, bei einer vollständigen asiatischen Schrift auch mehr), Vektorgrafiken und vor allem Bilder. In neun von zehn Fällen sind die Bilder das Gewicht.
Stellen Sie sich eine A4-Seite vor, die in Farbe mit 300 Punkten pro Zoll gescannt wurde: 2.480 × 3.508 Pixel, rund 8,7 Millionen Pixel. Unkomprimiert sind das 26 MB pro Seite (3 Byte pro Pixel). Selbst als JPEG komprimiert wiegt eine solche Seite meist zwischen 0,5 und 2 MB. Ein zehnseitiger Scan überschreitet schnell 10 MB, während derselbe Inhalt in einem Textverarbeitungsprogramm getippt weniger als 200 KB wöge.
Dieser Unterschied in der Natur erklärt, warum es keine Einheitseinstellung gibt: Ein Scan lässt sich nicht wie ein aus Word exportiertes Dokument verschlanken.
Die drei Komprimierungsstufen
Das Werkzeug PDF komprimieren bietet drei Stufen, nüchtern beschrieben:
| Stufe | Was sich ändert | Text weiterhin markierbar? | Wählen Sie sie, wenn |
|---|---|---|---|
| Leicht | Die Datei wird sauber neu geschrieben (unbenutzte und doppelte Objekte entfallen). Bilder bleiben unangetastet. | Ja | Das PDF stammt aus einem Programm, das es schlecht exportiert hat, und Sie dulden keinerlei Verlust. |
| Ausgewogen | Eingebettete Fotos werden standardmäßig auf 150 ppi verkleinert und als JPEG neu kodiert. | Ja | Der Normalfall: Scans, Berichte mit Bildern, Präsentationen. |
| Maximal | Jede Seite wird in ein Bild umgewandelt. | Nein | Letzter Ausweg, wenn die Größengrenze zwingend ist und der Text nicht kopiert werden muss. |
Die tatsächliche Ersparnis hängt vom Inhalt ab. Ein PDF voller Fotos oder Scans kann bei „Ausgewogen“ 60 bis 90 % seines Gewichts verlieren. Ein reines Text-PDF hat wenig zu verlieren: Die Stufe „Maximal“ würde es vor allem dadurch „abspecken“, dass sie es in Bilder verwandelt, was die Textsuche kostet und es sogar schwerer machen kann.
Schritt für Schritt komprimieren
- Öffnen Sie PDF komprimieren und ziehen Sie Ihre Datei hinein (höchstens 80 MB pro Datei; mehrere gleichzeitig sind möglich und kommen als ZIP zurück).
- Lassen Sie die Stufe auf „Ausgewogen“, außer Sie wissen, dass die Datei ohnehin nur Text enthält.
- Klicken Sie auf „Komprimieren“ und lesen Sie die drei angezeigten Zahlen: Größe vorher, Größe nachher, eingesparter Prozentsatz. Sie werden an der erzeugten Datei gemessen, nicht geschätzt.
- Sehen Sie sich die Vorschau der ersten Seite an; öffnen Sie dann das heruntergeladene PDF und blättern Sie es vor dem Versand durch, vor allem die Seiten mit Fotos oder Stempeln.
- Ist es noch zu schwer, wechseln Sie zu „Maximal“ oder senken die Bildauflösung (120 ppi genügen am Bildschirm).
Kann das Werkzeug keine kleinere Datei erzeugen, gibt es das Original zurück und sagt es Ihnen: Ein PDF wird nie schwerer, als es hineingegangen ist.
Praktische Tipps für bessere Ergebnisse
- Komprimieren Sie vom Original aus. Ein bereits komprimiertes PDF erneut zu komprimieren verschlechtert die Bilder abermals für sehr wenig Gewinn.
- Verkleinern Sie Bilder vor dem Einfügen. Wenn Sie das Dokument selbst bauen, vermeiden auf Anzeigegröße gebrachte Fotos das Problem an der Wurzel (siehe Bild skalieren und zuschneiden für Web, Instagram oder YouTube).
- Scannen Sie ein normales Dokument mit 150 oder 200 ppi. Mit 300 ppi gewinnen Sie nur bei sehr kleiner Schrift an Lesbarkeit; vor allem vervielfachen Sie das Gewicht: Von 300 auf 150 ppi zu gehen teilt die Pixelzahl durch vier.
- Scannen Sie in Graustufen oder Schwarzweiß, wenn die Farbe nichts nützt: Das Gewicht sinkt ohne Lesbarkeitsverlust.
- Behalten Sie das Original. Die Bildkomprimierung ist unumkehrbar.
Häufige Fehler
- Reflexhaft „Maximal“ wählen und dann feststellen, dass sich der Text nicht mehr markieren lässt und Strg+F nichts findet.
- Ein passwortgeschütztes PDF komprimieren wollen: Entsperren Sie es vorher mit PDF entsperren, wenn Sie dazu berechtigt sind.
- Das Ergebnis nur nach der Größe beurteilen und nicht nach dem Aussehen: Öffnen Sie die erzeugte Datei immer.
- Dreimal hintereinander komprimieren und jedes Mal Gewinn erwarten: Der zweite Durchgang bringt fast immer sehr wenig.
Ehrliche Grenzen
- Die Verarbeitung läuft im Arbeitsspeicher Ihres Browsers, daher die Grenze von 80 MB pro Datei. Ein sehr großes PDF kann auf einem Einsteiger-Handy scheitern: Versuchen Sie es am Computer.
- Bilder, die das Werkzeug nicht sicher verarbeiten kann (Transparenzen, Masken, indizierte Farben oder CMYK), bleiben unverändert: Ein PDF voller solcher Bilder schrumpft weniger.
- Digitale Signaturen werden durch jede Änderung der Datei ungültig, auch durch Komprimierung: Komprimieren Sie kein bereits elektronisch signiertes Dokument, wenn die Signatur zählt.
- Keine Komprimierung macht einen unscharfen Scan scharf: War der Text vorher unleserlich, bleibt er es.
Häufige Fragen
Wird meine Datei auf einen Server hochgeladen?
Nein. Die Komprimierung übernimmt Ihr Browser; nichts wird übertragen oder gespeichert. Das ist auch der Grund für die Grenze von 80 MB pro Datei.
Warum schrumpft mein Text-PDF kaum?
Weil es schon leicht ist: Text und Schriften belegen höchstens einige hundert Kilobyte. Nur Bilder bieten echten Spielraum.
Welche Auflösung für ein PDF, das am Bildschirm gelesen wird?
150 ppi genügen für ein Dokument, das am Bildschirm gelesen oder per E-Mail verschickt wird; behalten Sie 200 bis 300 ppi, wenn es gedruckt wird oder die Schrift sehr klein ist.
Bleibt der Text nach dem Komprimieren markierbar?
Bei „Leicht“ und „Ausgewogen“ ja. Bei „Maximal“ wird jede Seite zum Bild: Der Text ist nicht mehr markierbar, außer Sie schicken die Datei danach durch PDF-OCR.
Kann ich mehrere PDFs gleichzeitig komprimieren?
Ja: Ziehen Sie sie zusammen hinein, sie werden nacheinander verarbeitet und Sie erhalten alles in einer ZIP-Datei.